Drie stappen voor succesvolle introductie van e-health

Zelfs onze vicepremier Hugo de Jonge roept op om meer vaart te maken met e-health, zoals thuismeten. Maar hoe begint u? Drie stappen om nog tijdens de lopende zorginkoop 2019 de juiste keuzes te maken.

Dit actieplan voor de invoering van e-health is gebaseerd op een combinatie van praktijk en wetenschap. Ik leerde met vallen en opstaan in projecten van FocusCura en Luscii. Ik bestudeerde ICT-implementaties tijdens mijn promotie aan de Universiteit Twente. Zo ontdekte ik dat succesvolle implementaties bijna altijd een vast patroon volgen.

Mijn allerbelangrijkste les: een succesvolle implementatie wordt bepaald door de executie. De vertaling van droom naar nieuwe dagelijkse zorgrealiteit. Thomas Edison zei het al: vision without execution is hallucination. Aan de slag dus!

Voorbereiding: definieer uw droom en word concreet

Begin met het concreet maken van uw droom. Wit u dat uw cliënten zelfstandig thuis blijven met technologie als alternatief voor het verzorgingshuis? Wilt u als ziekenhuis dat chronisch zieken niet meer onnodig opgenomen worden?

U hoeft niet alles zelf te verzinnen, er zijn veel goede voorbeelden binnen en buiten de sector die u kunnen inspireren. Maak uw droom tastbaar voor uw organisatie of afdeling. Voor wie doet u het en wanneer vindt u het een succes?

Er is een grote valkuil waar ik op dit punt zelf vaak in ben gevallen. Als u uw droom met zorgvragers en zorgverleners deelt, zult u merken dat al gauw organisatorische beperkingen of financiële regelingen van nu leidend worden. Draai dit dus om. Spreek over uw droom en toets of ze die delen, maar toon ook leiderschap om de randvoorwaarden naar uw hand te zetten.

Stap 1: kies uw partners en doe ervaring op

Nu wordt het tijd anderen te betrekken. Zoals de verzekeraar. En partners die competenties meebrengen die u zelf niet heeft. En nee, dit is anno 2018 niet het domein van de inkoop- of ICT afdeling. Het is een strategische keus. Heeft uw partner al afspraken met verzekeraars waarop u kunt meeliften? Welke partner brengt praktijkervaring mee, zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden? Kies een partner die bij uw cultuur past, want u gaat een reis met elkaar maken.

Samen start u een proof of concept. Als eerste stap om te leren hoe uw visie in de praktijk uitpakt. Bij Luscii noemen we dat de experience fase. We richten voor zo’n 25 zorgvragers het zorgproces anders in met behulp van onze technologie. Dat aantal is klein genoeg om niet gelijk alles overhoop te hoeven gooien. Het is ook groot genoeg om gebruikers te laten ervaren of dit hen gaat brengen wat ze nodig hebben. De droom komt tot leven en de betrokken zorgverleners worden frontrunners, ofwel ideeën-kampioenen,  zoals ik ze in mijn proefschrift genoemd heb.

Na een maand of vier evalueert u of uw idee werkt en maakt u het vervolgplan om het zorgpad om te gooien, inclusief financiële afspraken en technische integraties. Blijkt in de evaluatie dat het niet werkt, dan stuurt u bij of stopt u ermee. Dit laatste klinkt hard maar ik zie veel projecten die blijven sluimeren en dat heeft geen zin. Toon in deze gevallen leiderschap en zet door of stop en begin opnieuw. Als u doorgaat, dan betekent dit ook dat u ervoor kiest om de innovatie niet vrijblijvend te houden.

Stap 2: doorzetten en drempels wegwerken

Nu u doorgaat, gaat u verder naar zo’n 150 gebruikers. Deze tussenstap is bewust. De schaal is te groot om alles ‘ernaast’ te doen, dus uw zorgpad verandert nu volledig. Maar met deze tussenstap houdt u de verandering beheersbaar.

In deze fase gaat u meer investeren, bijvoorbeeld  in een projectleider of tijd van zorgverleners om te werken aan nieuwe protocollen, ICT integraties en/of trainingen. Durft hier dus uw nek uit te steken, maar blijf ook meten of u uw doelen behaalt.

In Luscii doen we dat door driemaandelijks parameters te meten zoals tevredenheid van patiënten en zorgverleners, reductie van polibezoek of opnames en de tijdwinst die Luscii realiseert voor verpleegkundigen. Met een ‘data-dashboard’ stuurt u continu bij en vergelijkt u uitkomsten met data van andere zorgorganisaties. Zodat u van elkaar kunt leren.

Stap 3: nieuwe dienstverlening is realiteit

Nu bent u klaar om het roer echt helemaal om te gooien. Als het goed is, heeft u nu een kritische massa bereikt van zorgvragers en zorgverleners die betrokken zijn bij het vormgeven van de nieuwe werkwijze.

Door tussentijds kleine stappen te maken, bent u in het innovatiemodel verschoven van ‘innovator’ naar ‘early majority’.  Het ‘project’ is over en uw nieuwe dienstverlening is een feit geworden. Uw ideeën-kampioenen, de zorgverleners van het eerste uur, staan waarschijnlijk alweer te trappelen voor de volgende cyclus. Want anno 2018 begint u na stap 3 weer bij stap 1: continue innovatie is de toekomst om aan te blijven sluiten bij de wensen van cliënten, medewerkers en de realiteit van alledag.

De toekomst is nu

Wilt u meer handvatten om van e-health een succes te maken, kijk dan naar het Playbook  dat we met Menzis maakten of download mijn proefschrift. Heeft u zelf suggesties om de aanpak te verbeteren? Daar ben ik ook heel nieuwsgierig naar. Laat het me weten!

Reacties