Privacy en security

Een nieuw epd in het UMCG

oles_photo / stock.adobe.com

Het UMCG wist in een hoog tempo een volledig nieuw epd te implementeren. Van Europese aanbesteding, keuze leverancier, samenstelling projectteam, scholing, testen, testen en testen tot livegang.

Dat het Groningse UMCG een nieuw epd heeft, blijft voor bezoekers niet onopgemerkt. Op diverse plekken in het ziekenhuis staan opvallende donkerblauwe balies waar je je kunt inschrijven voor mijnUMCG, het nieuwe patiëntportaal van het ziekenhuis dat onderdeel is van het epd. ‘De inschrijving loopt prima’, vertelt Lily Heijnen tevreden. ‘Zo’n tweehonderd aanmeldingen per dag. Wat ons betreft een mooie score.’

Heijnen is programmadirecteur van het programma ‘Nieuw EPD van het UMCG’, waaraan tot voor kort zo’n honderdvijftig mensen werkten en waarvoor nog altijd twee complete gangen in het ziekenhuis zijn ingericht.

Strakke planning

Voor de invoering van het nieuwe epd was een strakke planning noodzaak, want de leverancier van het oude ZIS had te kennen gegeven zijn dienstverlening te staken per 1 januari 2018. Op die datum moest een nieuw epd dus niet alleen live zijn maar ook naar behoren functioneren. ‘Een hele uitdaging’, aldus Lily Heijnen.

Omdat het proces zorgvuldig was voorbereid en werd begeleid, ging er eigenlijk maar heel weinig fout, vervolgt Lily Heijnen. ‘We hadden honderden testscripts waarmee afzonderlijke functionaliteiten en complete processen werden beoordeeld. Alles werd bovendien meerdere malen getest door eindgebruikers, vaker dan wat volgens Epic noodzakelijk was. Alle handelingen die de professionals straks moesten gaan uitvoeren in het epd, werden nagebootst en we hielden er pas mee op als het meerdere keren achter elkaar goed werkte. Dat kost tijd, maar je weet dan zeker dat elke stap die je zet de juiste is, en je komt dus niet voor onaangename verrassingen te staan.’

Hardware getest

Ook alle hardware werd getest, aldus delivery manager Jan Joost van Walsum. ‘De meeste schermen, computers en andere devices konden gewoon in gebruik blijven. Dat scheelt natuurlijk in de kosten. Daarbij speelt een rol dat het epd op de meeste werkstations niet wordt gedownload. Het wordt gestreamd vanaf de twee grote datacenters die op verschillende locaties in de stad staan. Die twee datacenters zijn er overigens niet voor niets. Het hele epd is dubbel uitgevoerd. Als een van de systemen uitvalt, om wat voor reden dan ook, neemt het andere het direct over, zonder dat er iets verloren gaat.’

Super-users

Op 2 december 2017 was het zover. Het epd ging live. Speciaal opgeleide ‘super-users’ hielpen hun collega’s bij praktische vragen en vertegenwoordigers van andere Nederlandse Epic-ziekenhuizen kwamen langs om de medewerkers van het UMCG terzijde te staan en waar nodig een handje te helpen. ‘En om hen te vertellen dat zo’n invoering van een nieuw epd lastig lijkt in het begin, maar dat het na een gewenningsperiode sneller gaat’, aldus Lily Heijnen.

Inmiddels is het nieuwe epd van het UMCG alweer geruime tijd in gebruik en het aantal telefoontjes naar de helpdesk neemt gestaag af. ‘Natuurlijk moeten de zorgverleners wennen, niet alleen aan de techniek, maar ook aan de nieuwe, meer geprotocolleerde manier van werken. Niemand is vanaf het eerste moment honderd procent tevreden, daar hadden we ook niet op gerekend.’

Vooral op afdelingen waar veel patiënten in korte tijd worden gezien, zoals oogheelkunde, leidt het in de beginfase tot extra werk. ‘Maar we hebben de indruk dat de meeste collega’s al aardig in control zijn. En nogmaals, men ziet de meerwaarde, met name voor de ketenzorg, maar ook voor het afleggen van externe verantwoording en wetenschappelijk onderzoek.’

Nazorgperiode

Voor een aantal medewerkers van het projectteam zit het werk er nog niet op. Na een nazorgperiode gaat het UMCG aan de slag met wat Plateau 2 wordt genoemd, de fase van verbreden, verdiepen en doorontwikkelen.

‘We gaan gespecialiseerde functionaliteiten toevoegen, voor transplantatiegeneeskunde en oncologie bijvoorbeeld’, vertelt Heijnen. ‘En we voegen bijvoorbeeld ook nieuwe functies toe aan het patiëntportaal. Maar de grootste spanning is wel voorbij. Want negenduizend medewerkers aanhaken aan een volledig nieuw epd met nieuwe en gewijzigde werkwijzen, terwijl je de verantwoordelijkheid hebt om als enige derdelijns ziekenhuis in de regio operationeel te blijven, dat is natuurlijk niet niets. Samen met de zorgprofessionals hebben we het zeer gedetailleerd voorbereid, maar ik ben toch erg blij dat het allemaal goed is gegaan.’

Lees het hele verhaal in Zorgvsie ICT Magazine

 

Reacties