ICT infrastructuur

Slimme personeelsplanning vermindert de werkdruk

© Monkey Business / Fotolia

Het personeelstekort in de zorg wordt almaar groter, het ziekteverzuim stijgt en de werknemerstevredenheid daalt. Een deel van de oplossing is een systeem voor personeelsplanning dat rekening houdt met individuele verschillen per patiënt, betoogt Johan Bleumink.

De Nederlandse ziekenhuizen zitten in een lastig parket. De zorgvraag neemt toe, en het tekort aan personeel loopt op. Daar komt bij dat er de afgelopen jaren te weinig nieuw personeel is opgeleid.
Een alarmerende situatie die terug te zien is in de cijfers van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Begin dit jaar stonden bij ziekenhuizen 8.000 vacatures open en ruim 31.000 in de gehele zorg- en welzijnssector. Dit waren de hoogste aantallen in twintig jaar. Daarnaast steeg het ziekteverzuim naar een recordhoogte van 5,9 procent en kwam het verloop uit op 15,7 procent.

Onvoldoende flexibiliteit

In deze situatie is ziekenhuizen er alles aan gelegen om personeel te behouden. Toch zien werkgevers hun verplegend personeel vaak al binnen een paar jaar vertrekken. De werkdruk is hoog. Zorgmedewerkers geven aan dat ze zich niet gehoord voelen door hun werkgever en ervaren onvoldoende flexibiliteit en te weinig kansen voor professionele ontwikkeling. Veel verpleegkundigen willen bijvoorbeeld ervaring opdoen op andere afdelingen maar hier wordt lang niet altijd gehoor aan gegeven.

Dat is geen kwestie van onwil van het management. De crux is dat de planningen van ziekenhuizen hier niet op berekend zijn. Het is iedere dag al een worsteling om de personeelsplanning van dat moment rond te krijgen. Laat staan dat er ruimte is om rekening te houden met de persoonlijke groeiplannen en voorkeuren van verplegend personeel. Wanneer die medewerkers een aanbod krijgen van een privékliniek waar ze wél de kans krijgen om zich te ontwikkelen, is de keuze snel gemaakt.

Individuele zorgbehoefte

Veel ziekenhuizen zijn bovendien niet in staat rekening te houden met de grote verschillen in de individuele zorgbehoefte van patiënten. Als twee verpleegkundigen samen vier patiënten verzorgen, kan de werklast onderling sterk verschillen. Dit heeft alles te maken met de specifieke zorg voor elke individuele patiënt. Zelfs patiënten met dezelfde diagnose, hebben nooit dezelfde hoeveelheid zorg nodig. Dit vraagt een patiëntgerichte benadering en een personeelsplanning die hierop aansluit. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Traditionele personeelplanningsystemen zijn niet berekend op het objectief kwantificeren van de zorgbehoefte. Ze kunnen niet inzichtelijk maken waar de behoefte aan zorg, en dus personeel, het grootst is. Hierdoor heeft het management geen zicht op de bottlenecks.

Geen zorgrobots

Om het beschikbare personeel in te kunnen plannen gebruiken ziekenhuizen een workforce management (WFM) systeem. Maar het volstaat niet om simpelweg de beschikbare personeelsuren te verdelen over de theoretische zorgvraag. Iedere patiënt is immers anders en verpleegkundigen zijn geen zorgrobots.

Wat nodig is, zijn oplossingen die wél een persoonlijke benadering in personeelsplanning realiseren. Moderne WFM-systemen zijn zodanig geavanceerd dat ze rekening houden met zorgzwaarte van individuele patiënten. Zodoende verdelen ze de uren realistisch onder het personeel verdelen. Dit met dank aan onder meer real-time data-analytics en machine learning. Ook bieden deze systemen de mogelijkheid van zelfroosteren. Personeelsleden kunnen zelf hun uren inplannen en zoveel mogelijk werken op de momenten die hun uitkomen.

Dure zzp’ers

Dankzij dit soort functionaliteiten kunnen WFM-systemen een belangrijke bijdrage leveren aan het afwenden van de grote personeelscrisis in de zorgsector. Ze dragen bij aan een grotere personeelstevredenheid, en helpen de patiënttevredenheid te verbeteren. Verder helpen de systemen personeelskosten terug te dringen omdat het minder vaak nodig is dure zzp’ers in te schakelen.

Johan Bleumink is Regional Sales Director Benelux bij Infor, een leverancier van branchespecifieke cloudapplicaties.

Reacties